Blog
Online afspraken laten maken: zo bespaar je tijd
Hoeveel tijd ben jij per week kwijt aan het inplannen, verzetten en bevestigen van afspraken? Voor kappers, schoonheidsspecialisten, fysiotherapeuten en veel andere ondernemers gaat daar ongemerkt veel tijd in zitten. Telefoontjes tijdens het werk, appjes 's avonds en een agenda die nooit helemaal klopt. Met een online afsprakensysteem laat je klanten zelf een afspraak maken. In dit artikel lees je hoe dat werkt en waar je op let.
Waarom online afspraken laten maken?
Minder onderbrekingen
Elke keer dat je de telefoon opneemt om een afspraak te plannen, stop je met waar je mee bezig bent. Als klanten zelf online boeken, kun jij doorwerken en houd je meer aandacht voor de klant die op dat moment voor je zit.
Boeken wanneer het de klant uitkomt
Veel mensen regelen dit soort dingen 's avonds of in het weekend, juist als jij niet bereikbaar bent. Met online afspraken kan dat gewoon, ook buiten je openingstijden.
Minder fouten
Afspraken die mondeling of via losse berichten binnenkomen, worden weleens verkeerd genoteerd of dubbel geboekt. Een systeem dat zelf bijhoudt welke tijden vrij zijn, voorkomt dat.
Overzicht
Je ziet in één oogopslag hoe je dag of week eruitziet, zonder te zoeken in je telefoon, een papieren agenda en je mail.
Hoe werkt een online afsprakensysteem?
Het idee is eenvoudig. De klant kiest op je website of via een link:
- de dienst of behandeling;
- eventueel bij wie (als je met meerdere mensen werkt);
- een datum en tijd uit de beschikbare momenten;
- en vult zijn gegevens in.
Daarna krijgt de klant een bevestiging en staat de afspraak in jouw overzicht. Afhankelijk van het systeem kan de klant zelf annuleren of verzetten, of krijgt hij vooraf een herinnering.
Standaardsoftware of een afspraak-webapp op maat?
Er zijn veel kant-en-klare boekingsprogramma's. Die zijn snel te gebruiken en voor een deel van de ondernemers prima. Ze werken wel volgens hun eigen logica, en daar moet je bedrijf zich dan naar voegen.
Een afspraak-webapp op maat is gebouwd rond hoe jij werkt. Denk aan behandelingen die verschillend lang duren, combinaties van diensten, pauzes, of regels die alleen voor jouw zaak gelden. Ook past een eigen webapp in de stijl van je website, zodat klanten het gevoel hebben dat ze bij jou boeken en niet bij een ander platform. Lees meer over het verschil in webapp of website: wat heeft jouw bedrijf nodig?
Praktijkvoorbeeld: Kapsalon Hisham
Voor Kapsalon Hisham ontwikkelden we een afspraak-webapp op maat, die aansluit op de wensen en werkwijze van de salon. De webapp maakt het plannen van afspraken eenvoudiger en voorkomt fouten bij het inboeken.
Het resultaat: de salon hoeft 80% minder klantvragen over het maken van afspraken te beantwoorden. Dat betekent minder onderbrekingen tijdens het werk en meer tijd en aandacht voor de klanten in de stoel. Samen met de nieuwe website, die op nummer 1 staat in Google voor relevante zoektermen, zorgt dat voor meer rust in de dagelijkse werkzaamheden.
Waar let je op bij een afsprakensysteem?
- Gebruiksgemak voor klanten: een afspraak maken moet binnen een paar stappen kunnen, ook op een telefoon.
- Gebruiksgemak voor jou: je wilt snel je beschikbaarheid aanpassen, een dag blokkeren of een afspraak verplaatsen.
- Bevestigingen en herinneringen: een duidelijke bevestiging voorkomt misverstanden, en een herinnering helpt om vergeten afspraken te voorkomen.
- Privacy: je verwerkt namen, telefoonnummers en e-mailadressen van klanten. Zorg dat die veilig worden opgeslagen en alleen worden gebruikt waarvoor ze bedoeld zijn.
- Je eigen stijl: het systeem moet passen bij je website en je zaak.
- Bereikbaarheid voor wie niet online boekt: sommige klanten bellen liever. Zorg dat je die afspraken net zo makkelijk in hetzelfde overzicht zet.
Zo pak je de overstap aan
- Zet op een rij welke diensten je aanbiedt, hoe lang ze duren en wanneer je beschikbaar bent.
- Bedenk welke regels belangrijk zijn, zoals hoe ver vooruit klanten mogen boeken en tot wanneer ze kunnen annuleren.
- Test het systeem eerst zelf en met een paar vaste klanten.
- Laat het weten: zet de boekingsknop goed zichtbaar op je website, in je Google-bedrijfsprofiel en in je berichten aan klanten.
Online afspraken bij Krijg Het Online
Wij bouwen webapps op maat, waaronder afsprakensystemen die passen bij hoe jouw bedrijf werkt, en koppelen die aan een website die goed gevonden wordt. Wil je eerst weten wat er bij een nieuwe site komt kijken? Lees dan wat een website laten maken kost of waarom zakelijke e-mail met je eigen domeinnaam slim is.