Zakelijke e-mail met je eigen domeinnaam: waarom en hoe

Stuur je je offertes nog vanaf een gratis adres zoals [email protected]? Dan laat je kansen liggen. Een e-mailadres op je eigen domeinnaam, zoals [email protected], oogt professioneler en geeft je meer controle. In dit artikel lees je waarom zakelijke e-mail belangrijk is, wat je ervoor nodig hebt en hoe je het goed instelt.

Waarom zakelijke e-mail met je eigen domeinnaam?

Professionele uitstraling

Een adres op je eigen domeinnaam laat zien dat je een echt bedrijf bent. Het past bij je website en je visitekaartje, en klanten herkennen meteen van wie de mail komt. Bij een gratis adres moet de ontvanger maar aannemen dat het echt van jou is.

Vertrouwen en herkenbaarheid

Phishing en nepmails komen veel voor. Mensen letten daardoor beter op wie een mail stuurt. Een adres dat overeenkomt met je website, wekt meer vertrouwen dan een willekeurig gratis adres.

Jij houdt de controle

Je domeinnaam is van jou. Wissel je ooit van mailprovider, dan neem je je adressen gewoon mee. Bij een gratis adres zit je vast aan die dienst, en als het account wordt geblokkeerd of je toegang kwijtraakt, ben je ook je adres kwijt.

Groeien zonder gedoe

Komt er een collega bij, dan maak je eenvoudig een nieuw adres aan. Je kunt ook algemene adressen gebruiken, zoals info@ of facturen@, die naar de juiste persoon doorsturen.

Wat heb je nodig?

• Een domeinnaam: bijvoorbeeld jouwbedrijf.nl. Heb je al een website, dan heb je die meestal al.
• Een maildienst: een server of dienst die je mail ontvangt, opslaat en verstuurt.
• De juiste DNS-instellingen: technische records bij je domeinnaam die bepalen waar je mail naartoe gaat en dat jouw mail echt van jou komt.

Zo stel je het goed in

Een adres aanmaken is één ding. Ervoor zorgen dat je mail ook aankomt en niet in de spammap belandt, is net zo belangrijk. Daarvoor zijn een paar instellingen nodig.

MX-record: waar komt je mail binnen?

Het MX-record vertelt andere mailservers naar welke server ze mail voor jouw domein moeten sturen. Zonder goed MX-record komt er geen mail binnen.

SPF: wie mag namens jou mailen?

Met SPF geef je aan welke servers mail mogen versturen vanaf jouw domein. Een ontvangende server kan zo controleren of een mail van een toegestane afzender komt.

DKIM: een digitale handtekening

DKIM zet een digitale handtekening op je uitgaande mail. De ontvanger kan daarmee controleren dat de mail echt van jouw domein komt en onderweg niet is aangepast.

DMARC: wat gebeurt er met nepmail?

DMARC bouwt voort op SPF en DKIM. Je geeft ermee aan wat ontvangers moeten doen met mail die de controles niet doorstaat, bijvoorbeeld in quarantaine zetten. Zo maak je het oplichters moeilijker om mail te sturen die van jouw domein lijkt te komen. Grote mailproviders letten steeds strenger op deze instellingen, dus ze zijn echt geen overbodige luxe.

Je mail op al je apparaten

Je wilt je zakelijke mail natuurlijk overal kunnen lezen: op je laptop, je telefoon en via de browser. Met de juiste instellingen werkt je mail in de apps die je al gebruikt, en blijven gelezen berichten, mappen en verzonden items op al je apparaten gelijk.

Handige tips

• Kies een kort en duidelijk adres, zoals je voornaam of info@.
• Gebruik een sterk, uniek wachtwoord en, als het kan, tweestapsverificatie.
• Zet een nette handtekening onder je mail met je naam, functie, telefoonnummer en website.
• Stel een automatisch antwoord in als je met vakantie bent.
• Laat oude adressen een tijd doorsturen als je overstapt, zodat je niets mist.

Veelgemaakte fouten

Bij zakelijke mail gaat het vaak mis op kleine dingen. Een SPF-record dat vergeten is na een overstap, een contactformulier op de website dat mail verstuurt via een server die niet in je SPF staat, of een mailbox die volloopt zonder dat iemand het merkt. Het gevolg is dat mail niet aankomt of in de spammap terechtkomt, vaak zonder dat je het doorhebt. Controleer daarom na elke wijziging of je mail nog goed aankomt, en laat de instellingen bij voorkeur regelen door iemand die ze ook bijhoudt.

Overstappen van een gratis adres

Gebruik je nu een gratis adres, dan is overstappen minder lastig dan het lijkt. Laat je nieuwe adres instellen, stuur je oude mail een tijdje door en laat je klanten weten dat je een nieuw adres hebt. Pas daarna je adres aan op je website, je facturen en je social media.

Zakelijke e-mail bij Krijg Het Online

Wij regelen zakelijke mail met je eigen domeinnaam, inclusief de technische instellingen die zorgen dat je mail goed aankomt. Je hoeft niet zelf met DNS-records aan de slag. Combineer het met een nieuwe website of lees eerst wat een website laten maken kost.