Klantportaal of dashboard laten maken

Stuur je klanten nog steeds losse mails met offertes, facturen, documenten en updates? Of houd je voor elke klant een map bij met bestanden die je telkens opnieuw moet opzoeken? Dan kan een klantportaal of dashboard veel tijd besparen. In dit artikel lees je wat een klantportaal is, wanneer het zinvol is en waar je op let als je er een laat maken.

Wat is een klantportaal?

Een klantportaal is een beveiligde online omgeving waar je klanten inloggen om hun eigen gegevens te bekijken of te regelen. Denk aan:

• offertes bekijken en goedkeuren;
• facturen inzien en downloaden;
• documenten, tekeningen of foto's delen;
• de voortgang van een project volgen;
• zelf afspraken maken of wijzigen;
• gegevens bijwerken, zoals een adres of contactpersoon.

Een klantportaal is een vorm van een webapp: software die in de browser werkt, op computer, tablet en telefoon, zonder dat je klant iets hoeft te installeren.

En een dashboard?

Een dashboard is vooral voor jezelf of je team. Het brengt informatie uit verschillende bronnen samen op één overzichtelijk scherm. Bijvoorbeeld je openstaande offertes, de planning van de week, lopende projecten of aanvragen die via je website binnenkomen. In plaats van in vijf programma's te zoeken, zie je in één oogopslag waar je staat.

Wanneer is het zinvol?

Een klantportaal of dashboard laten maken is vooral interessant als je herkent:

• Je beantwoordt vaak dezelfde vragen, zoals "hoe staat mijn project ervoor?" of "kun je de factuur nog een keer sturen?".
• Je deelt regelmatig documenten met klanten en raakt het overzicht kwijt in je mail.
• Je werkt met meerdere losse programma's en spreadsheets die niet met elkaar praten.
• Gegevens worden handmatig overgetypt, waardoor er fouten ontstaan.
• Klanten willen dingen zelf regelen, ook buiten je openingstijden.

Standaardsoftware of maatwerk?

Voor sommige taken bestaan kant-en-klare oplossingen, bijvoorbeeld in boekhoud- of projectsoftware. Als die goed aansluiten op je werkwijze, kan dat prima werken. Maatwerk is zinvol als:

• je werkwijze afwijkt van wat standaardsoftware aanbiedt;
• je verschillende systemen aan elkaar wilt koppelen;
• je klanten een omgeving wilt bieden in je eigen huisstijl;
• je alleen de functies wilt die je echt gebruikt, zonder overbodige knoppen.

Waar let je op?

Beveiliging

Een klantportaal bevat vaak persoonlijke of vertrouwelijke gegevens. Veilige login, een versleutelde verbinding (zie wat is SSL), duidelijke rechten per gebruiker en goede back-ups zijn onmisbaar.

Privacy en de AVG

Je verwerkt persoonsgegevens van klanten. Bepaal welke gegevens je echt nodig hebt, hoe lang je ze bewaart en wie erbij kan. Zorg voor afspraken met de partij die het portaal bouwt en host.

Gebruiksgemak

Een portaal werkt alleen als klanten het ook gebruiken. Houd het eenvoudig: duidelijke knoppen, weinig stappen en goed bruikbaar op een telefoon.

Koppelingen

Moet het portaal gegevens uit je boekhouding, agenda of CRM tonen? Inventariseer vooraf welke koppelingen nodig zijn en of die systemen dat mogelijk maken.

Klein beginnen

Je hoeft niet alles in één keer te bouwen. Begin met de functie die het meeste tijd bespaart en breid daarna stap voor stap uit. Zo zie je snel resultaat en leer je wat je klanten echt gebruiken.

Wat levert het op?

De winst van een klantportaal zit vooral in minder losse handelingen. Klanten zoeken zelf hun factuur of document op, zien direct de status van hun project en hoeven niet te wachten tot jij weer tijd hebt om te reageren. Jij hoeft minder te mailen, te zoeken en over te typen. Daarnaast oogt het professioneel: klanten hebben één vaste plek waar alles over hun samenwerking met jou bij elkaar staat, in plaats van verspreid over tientallen mails.

Hoe verloopt zo'n project?

1. We brengen je werkwijze in kaart: wie doet wat, welke informatie is er en waar gaat tijd verloren?
2. We bepalen samen welke functies het eerst nodig zijn.
3. We maken een eerste versie die je kunt testen.
4. Op basis van je ervaringen passen we aan en breiden we uit.

Een voorbeeld van maatwerk

Voor Kapsalon Hisham bouwden we een afspraak-webapp op maat, die aansluit op de werkwijze van de salon. Dat leverde 80% minder klantvragen over het maken van afspraken op. Hetzelfde principe werkt voor een klantportaal: wat klanten zelf kunnen regelen, hoef jij niet meer te doen.

Een klantportaal laten maken

Bij Krijg Het Online bouwen we webapps op maat, zoals klantportalen en dashboards, die passen bij hoe jouw bedrijf werkt. We beginnen met een gesprek over je werkwijze en adviseren eerlijk of maatwerk zinvol is.