Back-ups van je website en mail: zo regel je het

Je website is gehackt, een update ging mis of je hebt per ongeluk een belangrijke pagina of mailmap verwijderd. Op zo'n moment wil je maar één ding: terug naar hoe het was. Dat kan alleen als je goede back-ups hebt. In dit artikel lees je waarom back-ups van je website en mail belangrijk zijn, wat je moet back-uppen en hoe je het goed regelt.

Waarom back-ups onmisbaar zijn

Er kan van alles misgaan met een website of mailbox:

• een update of wijziging die iets kapotmaakt;
• een hack, malware of een andere vorm van misbruik;
• een menselijke fout, zoals het verwijderen van bestanden of mails;
• een storing of probleem bij de hostingpartij;
• een verlopen account of abonnement waardoor gegevens verdwijnen.

Zonder back-up kan herstellen veel tijd en geld kosten, en soms is het helemaal niet meer mogelijk. Met een goede back-up zet je in korte tijd een werkende versie terug.

Wat moet je back-uppen?

Je website

Een website bestaat vaak uit meerdere onderdelen: de bestanden (code, afbeeldingen, documenten) en, bij veel beheersystemen, een database met teksten, instellingen en eventueel bestellingen of formulierinzendingen. Beide moeten worden geback-upt, en ze moeten bij elkaar passen.

Je e-mail

Je mailbox bevat vaak afspraken met klanten, offertes en andere belangrijke informatie. Ook mail kan verloren gaan, bijvoorbeeld door een verwijderde map of een probleem bij de provider. Kijk of je mailprovider back-ups maakt en hoe lang je verwijderde berichten nog kunt terugzetten.

Instellingen

Denk ook aan de instellingen rond je domeinnaam, zoals DNS-records voor je website en mail. Een overzicht daarvan helpt enorm als je ooit moet verhuizen of iets moet herstellen. Lees meer in SPF, DKIM en DMARC uitgelegd.

De 3-2-1-regel

Een veelgebruikte vuistregel voor back-ups is de 3-2-1-regel:

• 3 kopieën van je gegevens (het origineel plus twee back-ups);
• op 2 verschillende soorten opslag;
• waarvan 1 op een andere locatie dan de rest.

Voor een kleine bedrijfswebsite hoeft het niet ingewikkeld te zijn, maar het principe is belangrijk: bewaar je back-ups niet alleen op dezelfde server als je website. Als die server problemen heeft, ben je anders alles tegelijk kwijt.

Hoe vaak maak je een back-up?

Dat hangt af van hoe vaak er iets verandert. Een simpele website die zelden wordt aangepast, heeft minder vaak een back-up nodig dan een site met dagelijks nieuwe inhoud, bestellingen of afspraken. Stel jezelf de vraag: hoeveel werk of gegevens kan ik missen als ik terug moet naar de laatste back-up? Is het antwoord "een dag", dan heb je dagelijkse back-ups nodig.

Maak daarnaast altijd een extra back-up vlak voor een grote wijziging of update.

Hoe lang bewaar je back-ups?

Bewaar niet alleen de nieuwste back-up. Soms merk je pas na een tijd dat er iets mis is, bijvoorbeeld bij een hack die een tijd onopgemerkt bleef. Met back-ups van verschillende momenten kun je terug naar een versie van vóór het probleem.

Test je back-ups

Een back-up die je niet kunt terugzetten, is geen back-up. Test daarom af en toe of terugzetten echt werkt, bijvoorbeeld op een testomgeving. Zo weet je zeker dat je in een noodgeval niet voor verrassingen komt te staan.

Wie regelt het?

Bij veel hostingpakketten worden automatisch back-ups gemaakt. Vraag wel na:

• hoe vaak er een back-up wordt gemaakt;
• hoe lang back-ups bewaard blijven;
• waar ze worden opgeslagen;
• hoe snel en door wie ze kunnen worden teruggezet;
• of het terugzetten extra kost.

Heb je een webbouwer die je site onderhoudt, maak dan afspraken over wie verantwoordelijk is voor back-ups en wie je belt als het misgaat. Back-ups horen bij goed website-onderhoud.

Wat te doen als het misgaat?

Gaat er iets mis, blijf dan rustig en verander niet meteen van alles tegelijk. Noteer wat er is gebeurd en wanneer, en neem contact op met je hostingpartij of webbouwer. Bij een hack is het belangrijk eerst de oorzaak te vinden en de wachtwoorden te wijzigen, voordat je een back-up terugzet. Anders loop je het risico dat hetzelfde lek direct weer wordt misbruikt. Daarna kies je samen de juiste back-up om terug te zetten.

Privacy

Back-ups bevatten vaak persoonsgegevens, zoals ingevulde contactformulieren of klantgegevens. Zorg dat ze net zo veilig worden bewaard als je website zelf, en niet langer dan nodig.

Back-ups geregeld bij Krijg Het Online

Voor de websites, webapps en mail die wij beheren, regelen we de back-ups en weten we hoe we ze terugzetten. Je hoeft er niet zelf aan te denken, en als er iets misgaat, heb je één aanspreekpunt dat het oplost.